Privacybeleid

Kort en zo helder mogelijk: we vragen alleen wat nodig is om uw plaatsbeschrijving in te plannen, op te maken en te bezorgen — en we doen er verder niets mee. Hieronder leest u precies welke gegevens dat zijn, waarom we ze verwerken, met welke leveranciers en hoe lang.

Wie is verantwoordelijk

De verwerkingsverantwoordelijke is Staetvast · Desguinlei 86/1003, 2018 Antwerpen · BTW BE 0871.526.885. Vragen over uw gegevens? info@staetvast.be.

Welke gegevens we verwerken

Bij de boeking: uw naam, telefoonnummer, e-mailadres, het adres van de woning en de gewenste datum.
Tijdens de opdracht: foto's, vaststellingen en gesproken notities (audio-opnames) van de woning.
Bij de ondertekening: naam, e-mailadres en handtekening van de betrokken partijen (verhuurder en huurder).

Wij verwerken dus niet alleen gegevens van u als opdrachtgever, maar ook van de huurder en verhuurder die in de plaatsbeschrijving voorkomen.

Waarvoor en op welke grond

We gebruiken die gegevens om de afspraak in te plannen, de plaatsbeschrijving op te maken en te bezorgen, de ondertekening te regelen en te factureren. De rechtsgronden zijn de uitvoering van onze overeenkomst met u (art. 6.1.b AVG) en, voor de boekhouding en de eventuele registratie van het document, een wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG). We sturen geen nieuwsbrieven en we verkopen uw gegevens niet.

Met welke leveranciers (verwerkers)

We werken met zorgvuldig geselecteerde verwerkers die uitsluitend in onze opdracht en volgens onze instructies handelen, gedekt door een verwerkersovereenkomst: een hostingprovider (beveiligde opslag van de dossiers, rapporten en handtekeningen), een e-maildienst (verzending van de tekenlink en het finale rapport) en AI-diensten (het uitschrijven van de gesproken notities en het opstellen van de concepttekst van het rapport). Een actuele lijst van onze verwerkers is op verzoek beschikbaar.

Een deel van deze verwerkers is in de Verenigde Staten gevestigd. De doorgifte gebeurt op basis van de standaardcontractbepalingen (SCC's) van de Europese Commissie. De AI-diensten gebruiken uw gegevens niet om hun modellen te trainen.

Hoe lang we bewaren

De plaatsbeschrijving zelf: zolang ze juridisch relevant is voor het huurdossier — in de regel tot het einde van de huur en de wettelijke verjaringstermijn daarna.
Ondertekensessies (tijdelijke opslag met de tekenlinks): worden na 30 dagen automatisch verwijderd.
Facturatie- en boekhoudgegevens: 7 jaar, zoals wettelijk verplicht.

Beveiliging

De gegevens worden versleuteld opgeslagen en enkel over een beveiligde (https-)verbinding verstuurd. De opnametool is met een toegangscode afgeschermd; alleen bevoegde medewerkers hebben toegang.

Uw rechten

U kunt uw gegevens opvragen, laten verbeteren of laten verwijderen (voor zover geen wettelijke bewaarplicht geldt), en zich in bepaalde gevallen verzetten tegen of de verwerking laten beperken. Eén mail volstaat: info@staetvast.be. Bent u het niet eens met hoe we met uw gegevens omgaan, dan kunt u klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel).